E-Mails sind in der Businesskommunikation inzwischen das Maß aller Dinge. Die einzige Ausnahme: der Versand von Rechnungen. Dabei sind elektronische Rechnungen inzwischen auch für kleine und mittelständische Betriebe interessant. Wie eine Erhebung des Statistischen Bundesamtes ergab, versendet nur jedes vierte Unternehmen Rechnungen über das Internet.
Der Grund laut dem Branchenverband Bitkom: Erst im Juli 2011 wurde der elektronische Rechnungsversand wesentlich vereinfacht. Zuvor mussten, um den Vorsteuerabzug nicht zu gefährden, elektronische Rechnungen signiert oder über ein elektronisches Datenaustauschverfahren (EDI) verschickt werden.Neue Regeln vereinfachen die elektronischen Rechnungen
Anfang Juli dieses Jahres klärte das Bundesfinanzministerium in einem Schreiben die letzten Details zum elektronischen Rechnungsversand. Durch die neue Regelung ist der elektronische Versand von Rechnungen auch für viele kleine und mittelständische Unternehmen attraktiv.
Sie profitieren von den Vorteilen der neuen Lösung wie dem Entfallen von Druck- und Portokosten - und zwar ohne vorher in elektronische Signaturen oder Datenaustauschverfahren investieren zu müssen. Der Verband Bitkom gibt Tipps, was bei elektronischen Rechnungen zu beachten ist.
Keine besonderen Anforderungen an elektronische Rechnungen
Ob eine Rechnung auf Papier oder per E-Mail verschickt wird, ist nach der neuen Rechtslage unerheblich. Jede Rechnung muss dieselben umsatzsteuerlichen Vorgaben an Authentizität, Integrität und Lesbarkeit erfüllen. Das heißt: Besondere Anforderungen an elektronische Rechnungen gibt es nicht. Zwar müssen sich Rechnungssteller und -empfänger über den Austausch elektronischer Rechnungen einigen. Hierbei reicht aber schon eine stillschweigende Akzeptanz aus, etwa indem die Rechnung kommentarlos beglichen wird.
Innerbetriebliches Kontrollverfahren
Für jede Rechnung, ob auf Papier gedruckt oder elektronisch, muss weiterhin die Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts sichergestellt werden. Am einfachsten geschieht dies im Rahmen eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens. Wie bei jeder Rechnung auf Papier kann die Prüfung auf Authentizität und Integrität mit der Prüfung auf sachliche Richtigkeit der Rechnung verbunden werden. Eine zusätzliche Belastung für das Unternehmen entsteht damit nicht.
Pflichtangaben müssen lesbar sein
Damit eine Rechnung vom Finanzamt anerkannt wird, müssen die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben enthalten sein. Das betrifft zum Beispiel Name und Anschrift von Rechnungssteller und -empfänger, Ausstellungsdatum sowie Art und Umfang der erbrachten Leistung. Zudem muss die Rechnung für das menschliche Auge lesbar sein. Dies gilt für die gesamte Aufbewahrungsdauer.
Für Papierrechnungen stellt diese Anforderung kein Problem dar. Bei elektronischen Rechnungen muss beachtet werden, dass meist ein geeignetes Programm zum Anzeigen notwendig ist, etwa ein PDF-Viewer.
Aufbewahrung
Elektronische Rechnungen müssen wie Papierrechnungen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. In dieser Zeit müssen sie jederzeit in ihren Originalzustand zurückversetzt werden können. Daher muss die Rechnung in dem Format archiviert werden, in dem sie empfangen wurde.
Zudem muss während der Aufbewahrungsfrist auch die Lesbarkeit sichergestellt sein. Ein entsprechendes Programm wie ein PDF-Viewer sollte daher ebenfalls während der Aufbewahrungsfrist zur Verfügung stehen. Die Aufbewahrung von Ausdrucken elektronischer Rechnungen ist hingegen nicht zulässig.
Externe Anbieter können eine Lösung sein
Um die rechtlichen Anforderungen sicherzustellen, benötigt der Rechnungsaussteller ein zuverlässiges internes Kontrollsystem. Und genau hier werde die Situation wiederum kompliziert für kleinere Unternehmen. Die Rechnungsabteilungen in Großkonzernen haben die Zeit und das Geld, ein geeignetes internes Kontrollsystem zu entwickeln – für sie lohnt sich die Lockerung der rechtlichen Anforderungen. Für kleine Unternehmen ist dieser Aufwand in der Regel aber viel zu groß.
Möglichkeiten um die Vorteile der digitalen Rechnung zu nutzen
Viele kleine und mittelständische Unternehmen nutzen die Angebote externer Dienstleister um komplizierten Anforderungen aus dem Weg zu gehen und die Vorteile der digitalen Rechnung zu nutzen. Laut einer Studie von ibi Research und dem Netzwerk elektronischer Geschäftsverkehr sind Rechtskonformität und Vertrauen grundlegende Kriterien bei der Wahl eines Lösungsanbieters. Die Vorteile eines externen Dienstleisters bestehen der Studie zufolge für gut ein Drittel der Unternehmen darin, dass die Anbieter zu 100 Prozent rechtskonform agieren und sich die Unternehmen somit auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können.
10 Merksätze für elektronische Rechnungen: Der BITKOM e.V. hat die wichtigsten Regelungen sowie Fragestellungen zur elektronischen Rechnung in den folgenden 10 Merksätzen für Sie dargestellt. Die 10 Merksätze stehen Ihnen unten als kostenloser Leiterfaden als PDF-Download von der Bitkom zur Verfügung.
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