Begriff und Ziele des Wissensmanagement

Das Thema Wissensmanagement wurde zu Beginn des neuen Jahrtausends unübersehbar ins Licht gerückt, denn die Dynamik einer wissensintensiven Wirtschaft erfordert den optimalen Einsatz der Ressource Wissen und die fortschreitende Entwicklung der Informations- und Kommunikations-Technologie (IT) ermöglicht einen nie gekannten Umgang mit Daten, Informationen und Wissen.

Alles wird transparenter, besser verfügbar und kann gezielter genutzt werden. Dementsprechend ist Wissensmanagement das Bemühen, die Ressource Wissen im Unternehmen optimal zum Einsatz zu bringen und verspricht, das ordnende Konzept zu sein, das die Möglichkeit der Technik und die Fähigkeiten von Menschen systematisch zum Einsatz bringt, um die Ressource Wissen zielorientiert steuern und lenken zu können.

Es gibt aber auch ein Wissen, das sich unabhängig von Menschen auf Wissensträgern (Medien) befinden kann, wie in Büchern, Akten oder Dateien. Man unterscheidet deshalb zwischen implizitem, nicht-formalisierbarem Wissen, das an den Menschen gebunden ist und nicht auf andere Medien übertragen werden kann und expliziten, formalisierbarem Wissen, das mithilfe von Medien unabhängig auch anderen Menschen zur Verfügung gestellt werden kann.

Die angedachte Aufgabe von Wissensmanagement ist es, dafür zu sorgen, dass jedwede nutzbringende Art von Wissen dorthin gelangt, wo für ein optimales Nutzen der Ressourcen im Unternehmen gesorgt wird. Diese Forderung hat sich jedoch an einem sinnvollen Kosten/Nutzen-Denken zu orientieren. Über das, was man sich von Wissensmanagement erhofft, besteht weitgehend Einigkeit. Laut der Studie "Wissensmanagement heute" des Fraunhofer Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) geben 62 % der befragten Unternehmen an, sie könnten durch die gezielte Lenkung der Ressource Wissen

• Kundenwünsche besser erfüllen,
• innovative Produkte früher anbieten,
• schneller auf Marktveränderungen reagieren,
• Ressourcenproduktivität steigern.

Schaut man sich Zielsetzungen von Unternehmen in Bezug auf die Definition von Wissensmanagement-Projekten an, so werden Zielsetzungen meist sehr plakativ formuliert:

• Wissensunternehmen werden,
• Steigerung der Produktqualität,
• Erhöhung der Innovationsfähigkeit des Unternehmens und der Mitarbeiter,
• Verbesserung der Kundennähe,
• effizientere Nutzung von Unternehmensressourcen,
• Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit,
• Behauptung oder Ausbau der Marktstellung,
• Leistungssteigerung des Unternehmens.

Wissensmanagement-Software

Die Entwicklung im IT-Bereich hat wesentlich dazu beigetragen das Thema Wissensmanagement zu forcieren. Speziell im Softwarebereich gibt es mittlerweile eine enorme Bandbreite von Angeboten. Einzelne Wissensmanagement-Softwaretools weisen dabei in der Funktionalität deutliche Unterschiede auf, sie sind aber gleichwohl die Basis des Umgangs mit Wissensmanagement. Eine Orientierung gelingt durch unterschiedliche Attribute im Hinblick auf den Umgang mit Wissen. Diese Attribute sind:

• Identifikation,
• Archivierung,
• Kommunikation und
• Wertsteigerung.

Bei der Identifikation handelt es sich um Funktionen, die dem Auffinden von Wissen dienen. Hier handelt es sich um Tools, die Wissen überschaubar und transparent machen, wie beispielsweise Suchmaschinen oder der Aufbau von "gelben Seiten" für Mitarbeiterprofile.

Die Archivierung gewährleistet die Aufbewahrung von Wissen, etwa in einer Datenbank. Nicht der flüchtige Austausch steht im Vordergrund, sondern der dauerhafte Bestand.

Kommunikation meint den Austausch der Mitarbeiter untereinander, beispielsweise über Mailsysteme oder Community-Software. Schnelllebiges Wissen, das primär in den Köpfen der Mitarbeiter ist und nicht mit großem Aufwand auf Medien gebannt werden kann, soll auf diese Weise trotzdem auch für Dritte verfügbar gemacht werden.

Die Dimension Wertsteigerung verweist auf die Fähigkeiten von Software, einzelne Informationen zusammenzuführen und zu verdichten. Entweder nach vorgegebenen Regeln und auf Abruf.

Heutzutage werden diese Aspekte im Allgemeinen in einer Software verknüpft, wobei jeweils andere Schwerpunkte gesetzt werden, nach denen sich dann der primäre Einsatzbereich richtet.

Vorstellung wesentlicher Tools

Derzeit gängige Typen von Softwaretools, die ihren Einsatz im Wissensmanagement finden, sind:

Dokumentenmanagementsysteme (DMS)

 Dokumentenmanagement bedeutet die Verwaltung elektronischer Dokumente. Als elektronisches Dokument wird prinzipiell jede Art von unstrukturierten Informationen bezeichnet, die als geschlossene Einheit in einem Informationssystem vorliegt. Es kann sich dabei beispielsweise um ein digitalisiertes Papierdokument oder ein Digitalfoto handeln als auch um ein Microsoft Word Dokument oder einen Datenbankreport. Zu den Kernfunktionalitäten eines DMS gehört die Vergabe von Berechtigungen zum kontrollierten Zugriff auf den Dokumentenbestand, die Versionsverwaltung und ein Recherchesystem. Da es sich bei den enthaltenen Dokumenten meist um unstrukturierte Dokumente handelt, in denen man nicht direkt suchen kann (z. B. ein digitalisiertes Dokument), müssen diese nachträglich mit Suchbegriffen versehen werden. Die meisten Hersteller von DMS liefern ihre Produkte darüber hinaus meist mit Workflow- oder Groupware-Funktionen aus, um die gemeinsame und prozessorientierte Bearbeitung von Dokumenten zu ermöglichen.

Workflowmanagementsysteme (WFMS)

Workflowmanagementsysteme dienen zur Steuerung und Kontrolle von Arbeitsabläufen. Es greift dabei auf bestehende Applikationen eines Unternehmens zurück und sorgt für den korrekten Ablauf mehrerer Aufgaben und die Sicherstellung des damit verbundenen Informationsflusses. Neben dem konkreten Handling des Arbeitsablaufs bestehen die Aufgaben eines WFMS auch in der Planung von Abläufen. Dies schließt Modellierungs- und Simulationsfunktionalitäten mit ein. Durch WFMS kann durch Vermeidung von Transport- und Liegezeiten eine erhöhte Produktivität erzielt werden, Abläufe und Entscheidungsprozesse werden nachweisbar und nachvollziehbar, durch Kontrolle von Abläufen kann eine höhere Qualität gewährleistet werden und es besteht eine höhere Auskunftsfähigkeit über Bearbeitungszeiten und -zustände von Vorgängen.

Contentmanagementsysteme (CMS)

Contentmanagementsysteme ermöglichen eine darstellungsunabhängige Erstellung und Verwaltung von Informationen und deren Darstellung in verschiedenen Kontexten, Kombinationen und Medien. Die Ausgabe des Inhalts erfolgt meist basierend auf Standardausgabesprachen wie XML oder SGML, da diese eine layoutunabhängige Darstellung ermöglichen. Contentmanagementsysteme bestehen hauptsächlich aus drei Komponenten: einer Eingabekomponente, einer Verwaltungskomponente und einer Publikationskomponente. Die Eingabekomponente ähnelt einem Redaktionssystem, an dem redaktionell geschulte Mitarbeiter Inhalte einstellen und an die Verwaltungskomponente übergeben. Diese stellt sicher, dass Inhalte nur einmal im System gespeichert werden. Die Publikationskomponente ermöglicht die manuelle oder automatische Selektion von Informationseinheiten für eine Publikation und deren mediengerechte Aufbereitung. Als Ausgabemedien kommen z. B. Papier, Intra-/Internet, CD-ROM infrage. Hierdurch wird deutlich, dass reine Web-Contentmanagementsysteme, die nur für Intra-/Internet Inhalte verwalten, keine vollwertigen Contentmanagementsysteme sind.

Groupwaresysteme

Groupwaresysteme versuchen, Mitarbeiter und Teams bei ihrer Zusammenarbeit durch Informations- und Kommunikationstechnologie zu unterstützen, um dadurch die Effektivität und Effizienz der Gruppenarbeit zu erhöhen. Ein Groupwaresystem kann Applikationen enthalten, die aus den folgenden Gruppen kommen: Kommunikation, wie z. B. elektronische Postsysteme oder Videokonferenzsysteme; Informationsräume, wie z. B. Mehrbenutzerdatenbanken oder Bulletin-Board-Systeme; Workgroup Computing, wie z. B. Terminverwaltungs- und -vereinbarungssysteme oder Entscheidungs- und Sitzungsunterstützungssysteme;  

Workflowmanagementsysteme

Groupwaresysteme versuchen mit ihren Komponenten die Koordination, Kooperation und Kommunikation der Mitarbeiter zu unterstützen. Je nach Hersteller können diese drei Zielsetzungen durch die Auswahl der enthaltenen Komponenten ein unterschiedliches Gewicht besitzen.

Hinweise zur Auswahl von Wissensmanagement-Tools:

• Da es bisher in keinem Marktsegment für Wissensmanagement-Tools einen Marktführer gibt, prüfen Sie die Angebote genauestens auf ihre Investitionssicherheit.
• Klären Sie die Frage, inwieweit bestehende Komponenten Ihrer vorhandenen IT-Struktur für neue Systeme verwendet werden können (beispielsweise Lizenzen, Datenbankprodukte oder Server).
• Prüfen Sie, inwieweit die neuen Komponenten in die bestehende Systemlandschaft integrierbar sind.
• Überprüfen Sie, ob die ausgewählten Komponenten über genügend Möglichkeiten für zukünftige Erweiterungen der Funktionalität und Wissensbasis verfügen.
• Prüfen Sie, ob die Benutzeroberfläche der ausgewählten Tools an die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter angepasst werden können.
• Klären Sie die Frage, inwieweit Leistungen von Ihrem Wunschhersteller angeboten werden können, um die betroffenen Mitarbeiter zur Nutzung der neuen Komponenten zu motivieren.
• Verlassen Sie sich bei der Auswahl von Komponenten nicht auf die Meinung eines Beratungshauses allein, da sich der Markt für Wissensmanagement-Produkte derzeit in einem stetigen Wandel befindet und Beratungshäuser meist mit festen Partnern arbeiten und Ihnen somit nicht den vollen Marktüberblick geben wollen oder können.

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