Leitfaden Enterprise Content Management (ECM) in der Cloud

Das effiziente und optimierte Verwalten, Nutzen und Bereitstellen unstrukturierter Informationen ist seit jeher eine wichtige Aufgabe für Unternehmen. Enterprise Content Management (ECM) bietet für diese Herausforderung die passenden Methoden und Werkzeuge.

ECM und DMS Überblick und Begriffserläuterungen
Enterprise Content Management

• Enterprise Content Management umfasst alle Arten relevanten Contents, unabhängig davon ob sie aus Nicht-ECM-Systemen oder ECM-Systemen kommen.
• Relevanter „Content“ im ECM-Kontext sind alle Arten unstrukturierter Dokumente, Unterlagen oder sonstigen Informationen, die besonderen Anforderungen bzgl. ihrer ordnungsgemäßen Aufbewahrung und/oder geregelten Verarbeitung unterliegen. Auch strukturierte Daten sind ECM-relevant, wenn sie aus den Quellapplikationen ausgelagert und in einer ECM-Lösung verwaltet werden sollen (zum Beispiel zur Archivierung).
•  „Enterprise“ steht nicht für „Großunternehmen“, sondern für die verschiedenen fachlichen und funktionalen Anforderungen in Unternehmen, Behörden und anderen Organisationen.

Dokumenten Management System

DMS ist ein Oberbegriff für alle Arten Dokumentenverwaltender Systeme und beinhaltet sowohl Archivsysteme als auch solche Systeme, die Dokumente über ihren gesamten Lebenszyklus – von der Entstehung, über die Verwaltung unterschiedlicher Versionsstände bis zur unveränderbaren Aufbewahrung (Archivierung) verwalten können.

ECM in der Cloud

Lösungen aus dem Bereich Enterprise Content Management (ECM) wie E-Mail-Management oder Dokumentenmanagement sind zunehmend auch als Cloud-Dienste verfügbar. Bei der Betrachtung von ECM-Services aus der Cloud ergeben sich spezifische Ausprägungen der allgemeingültigen Vorteile und Risiken beim Einsatz von Cloud-Lösungen.

Die charakteristischen Vor- und Nachteile für ECM- Lösungen aus der „Wolke“ werden im vorliegen Leitfadens des Arbeitskreis ECM-Service & -Cloud des BITKOM erläutert. Für Anwender werden die kaufmännischen, rechtlichen, organisatorischen und technischen Zusammenhänge von ECM-Cloud-Services charakterisiert. Entscheidern und anderen Interessierten werden Gestaltungsmöglichkeiten für das Cloud-Angebot vorgestellt, so dass eine Maximierung des Nutzens bei gleichzeitiger Minimierung des Risikos möglich ist.

Der Leitfaden ECM in der Cloud steht Ihnen zum kostenlosen Download bei BITKOM, dem Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V. zur Verfügung.

Zur Übersicht Branchennews von Ratgeber kaufmännische Software.de