1) Der richtige Projektmanager
Nicht selten wird die Projektleitung aufgrund von räumlichen und zeitlichen Verfügbarkeiten besetzt. Dabei ist die on-time Verfügbarkeit eines
Projektmanagers nicht gleichbedeutend mit einem in-time Abschluss des Projektes. Entscheidend für den Projekterfolg sind vielmehr die Erfahrung und die Qualifikation des Projektmanagers und die Übereinstimmung mit den Anforderungen.
2) Rückhalt des Projektes
Die „Rückendeckung“ der Projekte, die Unterstützung durch die Stakeholder, ist ein entscheidender Erfolgsfaktor. Es ist wichtig, dass allen Beteiligten die Wichtigkeit des Vorhabens aufgezeigt und erläutert wird, wie der genaue Auftrag jedes Einzelnen aussieht und was sich durch das Projekt verändern wird. Die betroffenen Mitarbeiter dürfen nach dem Projekt-Kickoff keinesfalls wieder zum Tagesgeschäft übergehen.
3) Unterstützung durch das Management
Für den Projekterfolg entscheidend ist die weithin sichtbare Unterstützung durch mindestens eine Führungskraft. Diese Führungskraft sollte mindestens als Projektsponsor, besser noch als Auftraggeber und Teammitglied in die Projektarbeit involviert werden. So lassen sich kürzere Entscheidungswege und ein reibungsloserer Projektabschluss realisieren.
4) Klare Projektziele
Ein klar beschriebener Projektauftrag sorgt für Klarheit und ermöglicht eine Abweichung von den definierten Projektzielen nur in Ausnahmefällen - z.B. wenn Auftraggeber und Projektsponsoren die Abweichung vom Ursprungsplan in Kenntnis der damit einhergehenden Beeinträchtigungen mittragen.
5) Projektkommunikation
Ganzheitliche Kommunikation im Projekt bedeutet nicht nur den regelmäßigen inhaltlichen Austausch der Teammitglieder sicherzustellen, sondern auch alle Stakeholder angemessen in den Informationsaustausch einzubeziehen. Damit dies gelingt, sollte der Projektleiter oder ein explizit benannter Projektmitarbeiter die gesamte Kommunikation des Projektes bündeln und die Informationsflüsse zurück ins Projekt sicherstellen.
6) Das richtige Vorgehensmodell
Nicht jedes Vorgehensmodell ist für jedes Projekt geeignet. Beispielsweise eignen sich agile Methoden prinzipiell für Softwareentwicklungsprojekte und verlangen der Organisation Flexibilität und Transparenz ab. Klassische Methoden hingegen eignen sich für Projekte mit geringerem Entwicklungsanteil. Die Entscheidung über das Vorgehensmodell sollte daher in jedem Projekt abhängig von den Inhalten und dem Umfeld getroffen werden.
7) Realistische Zeitplanung
Die Zeitplanung eines Projektes sollte angemessen sein, auf konservativen Annahmen beruhen und Pufferzeiten berücksichtigen. Zwar ist es nachvollziehbar, dass die Auftraggeber möglichst schnell Erfolge aus ihrem Projekt vermelden wollen und daher eine zu großzügige Zeitplanung ablehnen - aber eine Überschreitung der geplanten und kommunizierten Laufzeit ist sicher noch viel weniger in ihrem Interesse.
8) Klarheit über die Risiken
Nicht benannte Risiken führen im Falle ihres Eintritts zu einem Vertrauensverlust in das Risikomanagement und die Projektleitung. Daher sollten Risiken in der Projektplanung vollständig aufgeführt, nach Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadenshöhe bewertet und den Stakeholdern gegenüber kommuniziert werden.
9) Qualitätsmanagement
Oftmals wird Qualitätsmanagement nur auf die Qualität der geforderten Ergebnisse bezogen und nicht auch auf die Qualität des Projektmanagements an sich. Da die Zufriedenheit der Stakeholder von den Ergebnissen, aber auch von der Projektdurchführung abhängt, gilt es, ein Qualitätsmanagement zu implementieren, welches beide Aspekte angemessen berücksichtigt.
10) Weniger ist mehr
Die Anzahl erfolgreich abgeschlossener Projekte ist wichtiger als die Anzahl laufender Projekte. Oftmals wird fälschlicherweise davon ausgegangen, dass durch möglichst viele Parallelprojekte sich mehr Ergebnisse erzielen lassen. Doch wie so oft sollte Qualität Vorrang vor Quantität haben. Das Fokussieren auf weniger Projekte verringert Abstimmungsbedarfe und reduziert Multitasking. Daher empfiehlt es sich, Projektvorhaben nacheinander abzuarbeiten und die Ressourcen auf weniger Aktivitäten zu verteilen.
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