In Ihrer Buchführung halten Sie alle Einnahmen und Ausgaben fest. Auf diese Weise sind Sie immer über die aktuelle finanzielle Situation Ihres Unternehmens informiert. Voraussetzung: Ihre Buchführung ist vollständig und up-to-date.
Der Blick nach innen
Ihre Buchführung informiert Sie über:
- Art und Höhe der Forderungen (z.B. ausstehende Zahlungen von Kunden und Verbindlichkeiten, z.B. Ihre Schulden bei Lieferanten)(Zeitraum: aktueller Monat);
- die Geschäftsentwicklung (Zeitraum: aktueller Monat, aktuelles Quartal sowie gleicher Monat im Vorjahr). Mit den Informationen über die Geschäftsentwicklung lassen sich z.B. folgende Fragen beantworten:
- Wie hoch sind die Umsätze/Gewinne bezogen auf die genannten Zeiträume?
- Haben die Einnahmen die Ausgaben gedeckt?
- Mit welchen Kunden wurden welche Umsätze erreicht?
- Welche Ausgaben sind pro Jahr/Quartal/Monat angefallen?
- Wie ist die Liquidität des Unternehmens? Wie wird sie sich entwickeln?
- Für welche Ausgangsrechnungen ist noch kein Zahlungseingang zu verzeichnen (offene Posten)?
Der Blick nach außen
Entscheidungsgrundlage für Kreditinstitute und Finanzamt
Banken oder Sparkassen werden einem Unternehmen nur dann Kredite gewähren, wenn es kreditwürdig ist. Dies lässt sich im Wesentlichen aus den Zahlen der Buchführung ablesen.Die Buchführung ist aber vor allem auch aus steuerrechtlichen Gründen, also für das Finanzamt erforderlich: Aus den verbuchten Ausgaben und Einnahmen werden die Steuern für das Unternehmen berechnet: u.a. Umsatzsteuer (bei Umsatzsteuerpflicht), Gewerbesteuer, Körperschaftsteuer und Einkommensteuer.
Daten aus der Buchhaltung müssen daher stets nachprüfbar sein. Das bedeutet: Jede gebuchte Aus- oder Einzahlung muss mit Belegen (Rechnungen, Quittungen) nachgewiesen werden können.
Buchungen und Belege sind die Datengrundlage für folgende Pflichten:
- Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldungen für alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen;
- Einnahmen- und Ausgabenrechnung: Ermittlung von Gewinn oder Verlust bei der einfachen Buchführung;
- Gewinn- und Verlustrechnung: Ermittlung von Gewinn oder Verlust bei der doppelten Buchführung;
- Bilanz: Ermittlung des Vermögens und der Schulden bei der doppelten Buchführung.
Aktualität als oberste Priorität
Nur eine aktuelle Finanzbuchführung
kann dies leisten. Je aktueller die Buchführung ist desto besser kann
sie ihre Funktion als Informationsgrundlage für
Unternehmensentscheidungen erfüllen. Gerade Tätigkeiten, die außerhalb Ihres Kerngeschäfts liegen, wie die Belegorganisation oder das Schreiben von Rechnungen, bedeuten erheblichen Aufwand für Sie und Ihre Mitarbeiter. Hinzu kommt, dass häufig beim Informationsfluss Medienbrüche an der Tagesordnung sind, weil Daten teils elektronisch, teils auf Papier existieren. Ein wichtiger Beitrag zur Aktualität ist, alle Belege zu digitalisieren. Die Technologie hierfür bietet der Steuerberater: Belege werden nicht länger im Unternehmen gesammelt, am Monatsende zum Steuerberater gebracht, dort gebucht und im Anschluss zum Unternehmen zurücktransportiert. Das Unternehmen sendet seine Belege zeitnah per Scan oder Fax an ein Rechenzentrum.
Die Digitalisierung bietet dem Unternehmen viele Vorteile:
- Das Unternehmen spart sich die Zeit, die ansonsten für das Sortieren und Transportieren der Belege vergehen würde
- Durch den Einsatz dieser Anwendungen haben Sie Ihre Belege stets im Zugriff und sind uneingeschränkt auskunftsfähig.
- Das Unternehmen hat auf diese Weise ein eigenes Belegarchiv, auf das es zeitlich unbegrenzt per geschütztem Internet-Zugang zugreifen kann
- Betriebswirtschaftliche Auswertungen lassen sich zeitnah und auf aktuellem Stand erzeugen. Der Steuerberater kann seinem Mandanten jederzeit sogar tagaktuelle Auswertungen bieten.
- Außerdem können die offenen Forderungen und damit die Liquidität aktiv überwacht werden.
Praxis-Tipps (für kleinere Unternehmen)
- Buchführungs-Kurs besuchen (z.B. bei IHK, HWK)
- Kassenbuch für einfache Buchführung besorgen (im Schreibwarenhandel erhältlich) oder
- Kassenbuch-Software besorgen
- alle Rechnungsbelege sammeln
- Ordner für Kunden-Rechnungen anlegen (Rechnungsausgangsbuch). Unbezahlte Rechnungen kennzeichnen oder gesondert sammeln.
- Ordner für Lieferanten-Rechnungen anlegen (Rechnungseingangsgangsbuch). Unbezahlte Rechnungen kennzeichnen oder gesondert sammeln.
- Beträge z.B. im Kassenbuch übersichtlich in Rubriken (Konten) eintragen.
- Einnahmen/Ausgaben vollständig erfassen
- Einnahmen/Ausgaben richtigem Konto zuordnen
- Einnahmen/Ausgaben für bestimmte Zeiträume rechtzeitig erfassen (vor allem für die monatliche oder quartalsmäßige Umsatzsteuervoranmeldung)
- Einnahmen/Ausgaben nachprüfbar erfassen: z.B. durchnummerierte Rechnungen, Quittungen (keine Buchung ohne Beleg)
Kaufleute
Zur Buchführung verpflichtet sind alle Kaufleute, also alle Unternehmer, die ein selbständiges Handelsgewerbe betreiben. Dazu gehört jeder Gewerbebetrieb, der einen nach Art oder Umfang in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert und im Handelsregister eingetragen ist. Die Buchführungspflicht ist im Handelsgesetzbuch geregelt (HGB § 238):„Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen. Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.“
Nicht-Kaufleute
Sie sind unter folgenden Bedingungen trotzdem zur Buchführung verpflichtet:- wenn der Gewinn aus Gewerbebetrieb 50.000 Euro im Wirtschaftsjahr übersteigt oder
- wenn die Umsätze 500.000 Euro im Kalenderjahr übersteigen;
- wenn sich Personengesellschaften oder Einzelunternehmen freiwillig ins Handelsregister eintragen lassen.
Nicht buchführungspflichtig sind
- alle anderen Nicht-Kaufleute
- alle anderen Betriebe der Land- und Forstwirtschaft
- Freiberufler
Verletzung der Buchführungspflicht
Wer seiner Buchführungspflicht nicht nachkommt (z.B. durch verspätete oder fehlende Buchungen, fehlende Belege usw.), wird zwar nicht unmittelbar bestraft. Er muss aber (wie jeder Unternehmer, der seine Buchführung schleifen lässt) mit erhöhten finanziellen Belastungen rechnen: z.B. durch hohe Steuerschätzungen des Finanzamts, dem konkrete Zahlen zur Steuerfestsetzung fehlen sowie Säumniszuschläge und ggf. Steuernachzahlungen plus Zinsen.Prüfpflicht
Mittlere und große Kapitalgesellschaften müssen außerdem ihre Buchführung (und auch die Jahresabschlüsse etc.) jährlich durch einen Wirtschaftsprüfer kontrollieren lassen. Dies ist in der Regel mit nicht unerheblichen Kosten verbunden. Diese Prüfpflicht besteht für alle Unternehmen (HGB § 316), die mindestens zwei der folgenden Kriterien erfüllen (HGB § 267):- Bilanzsumme größer als 4,01 Mio. Euro
- Umsatz höher als 8,03 Mio. Euro
- mehr als 50 Arbeitnehmer
Buchführungskurs oder Steuerberater
Wie Buchungen für einzelne Konten richtig ausgeführt werden, ist nicht leicht zu verstehen. Gründer und Jungunternehmer, die die einfache, vor allem aber die doppelte Buchführung selbst erledigen wollen, sollten daher unbedingt einen Buchführungskursus belegen (z.B. bei der zuständigen Kammer). Mit der Buchführung kann man aber auch einen Steuerberater oder ein Buchführungsbüro beauftragen.Aber: Verantwortlich bleiben Sie als Unternehmerin bzw. Unternehmer. Deshalb ist es wichtig, dass Sie die Pflichten und Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchführung kennen.
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