Methode der Kostensenkung im Einkauf: E-Procurement

Elektronische Kataloge vereinfachen und beschleunigen die Bestellvorgänge. Zentrales Element des E-Procurement sind elektronische Kataloge. Die hohen Prozesskosten für die Beschaffung von C-Artikeln lassen gerade in diesem Bereich den Einsatz von Katalogen sinnvoll erscheinen.

Aber auch standardisierbare A- und B-Artikel lassen sich mittlerweile mithilfe von E-Procurement-Plattformen beschaffen. Dies betrifft z.B. Zeichnungsteile oder auch Metalle und Bleche. Katalogsysteme bilden den Beschaffungsprozess elektronisch ab (vgl. Tab. 1).

 

Die Bedarfsidentifikation bzw. -entstehung wird in die Fachabteilung verlagert. Der autorisierte Mitarbeiter wählt den Artikel aus dem Katalog aus, legt ihn in den Warenkorb und löst nach Erfassung aller benötigten Artikel die Bestellung aus. Mithilfe eines Berechtigungssystems und einer Budgetkontrolle sowie der Vergabe der Zugriffsrechte nur für bestimmte Materialgruppen lassen sich Genehmigungsverfahren automatisieren und Prozesskosten senken.

Preise, Konditionen und Lieferant sind im System hinterlegt und freigegeben. Die Verhandlungen über das Gesamtpaket haben bereits vorher stattgefunden und wurden in eine Rahmenvereinbarung "gegossen". Die klassische Wareneingangsfunktion kann insofern entfallen, als dass mit dem Lieferanten eine kostenstellengerechte Anlieferung vereinbart wird und damit der Besteller die Wareneingangsprüfung vornimmt, den Wareneingang im System eingibt und die Erstellung einer Eingangsrechnung oder einer Ausgangsgutschrift auslöst. Die Rechnungsprüfung erfolgt systemintern durch Abgleich der Liefer- und Bestelldaten.

Ist das E-Procurement-System an das Buchhaltungsprogramm angebunden, erfolgt eine automatische Zahlung nach Freigabe durch die Buchhaltung. Die Belegarchivierung erfolgt ebenso automatisiert. Sie können beispielsweise an den Regalen Sichthüllen mit vorgefertigten Bestellfaxformularen anbringen, die jeweils bei Erreichen eines Mindestbestandes direkt von den Lagermitarbeitern an den Lieferanten gefaxt werden.

Die C-Teile-Beschaffung lagern Sie somit in die Fachabteilungen aus und gewinnen im Einkauf dadurch die Zeit, sich intensiv mit den A- und B-Teilen zu befassen.

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