Zu jedem unternehmerischen Alltag gehören Maßnahmen oder Projekte, die erdacht, geplant und durchgeführt werden müssen. Die Anlässe für solche Maßnahmen sind fast immer gleich und ergeben sich meist aus Erkenntnissen, die Sie im Rahmen Ihres Controllings – z. B. einer Betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) - gewonnen haben: Sie haben zu geringe Umsätze und/oder zu hohe Kosten.
Gründe dafür können sein:
- Sie bieten Produkte oder Dienstleistungen an, die wenig nachgefragt werden.
- Sie haben zu wenige Kunden.
- Sie haben zu viele Konkurrenten (Sie heben sich zu wenig von der Konkurrenz ab).
- Ihre Preise sind zu niedrig (Ihre Kosten sind zu hoch).
- Sie bieten Produkte oder Dienstleistungen an, die wenig nachgefragt werden.
- Ihr Werbung und Kommunikation ist nicht effektiv genug.
Bedenken Sie: „Planung ersetzt Zufall durch Irrtum“ (aus dem man lernen sollte), sagte kein geringerer als Albert Einstein. Oder anders ausgedrückt: „Der Fahrplan zeigt lediglich an, wie groß die Verspätung ist.“
Planungen schriftlich festhalten
Alle Planungen sowie deren Ergebnisse sollten Sie schriftlich festhalten. Dies erhöht zum einen die Umsetzungschancen. Zum anderen können Sie nur so Planabweichungen und -veränderungen feststellen. Eine nicht schriftlich fixierte Planung wird im Lauf der Zeit zu unscharf. Wenn Sie für die Gründung Ihres Unternehmens einen Businessplan erstellt haben, sollte dieser immer noch die Richtschnur für Ihre Tätigkeiten sein. Wichtig ist, dass Sie diesen Businessplan regelmäßig überprüfen und nun bei allen weiteren Planungen und Maßnahmen anpassen.Zu einer Unternehmensplanung gehören:
- Der Blick nach innen: Status beschreiben
- Stärken und Schwächen sowie Chancen und Risiken formulieren
- Der Blick nach außen: Markt analysieren
- Ziele setzen und Maßnahmen ableiten
- Umsetzung der Maßnahmen kontrollieren
Externe Beratung für die Unternehmensplanung
Die Erfahrung zeigt, dass Unternehmen, die noch nie eine umfängliche Unternehmensplanung durchgeführt haben, hiermit Probleme haben, oft auch scheitern. Unternehmen, die bereits mehrfach eine Planungsrunde umgesetzt haben, tun sich damit sehr deutlich leichter.Die größte Hürde ist die Ermittlung der jeweils unternehmensspezifischen „richtigen und aussagekräftigen“ Planungsparameter und Datensätze. Er empfiehlt sich daher, bei der erstmaligen Planung einen Experten für Unternehmensplanung hinzuzuziehen. Solche Experten finden Sie z. B. in den Beraterdatenbank des Bundesverbands deutscher Unternehmensberater e.V. (BDU) oder beim RKW Rationalisierungs- und Innovationszentrum der Deutschen Wirtschaft e.V.
Liquiditätsprobleme lösen
Die Sicherung der Zahlungsfähigkeit ist das A und O einer krisenfesten Unternehmensführung und Finanzplanung. So manches Unternehmen gerät allerdings in Liquiditätsschwierigkeiten, weil- Kunden ihre Rechnungen nicht bezahlen
- unerwartete Ausgaben zu Buche schlagen
- kein Überblick über anstehende Einnahmen und Ausgaben besteht.
- In welcher Lage sich Ihr Unternehmen befindet (vorübergehender finanzieller Engpass oder ernstere Unternehmenskrise);
- wie viel Zeit Sie zur Verfügung haben (Geht es um schnelle Maßnahmen wie Factoring? Oder haben Sie Zeit für langsam wirkende Maßnahmen zur Kostensenkung?).
Controlling
Viele junge Unternehmen wirtschaften mit Volldampf ins Blaue und leiden z.B. unter mangelnder Liquidität, zu hohen Kosten oder darunter, nicht genügend (neue) Kunden für ihre Produkte oder Dienstleistungen zu finden und folglich zu wenig Umsatz zu machen.Erst wenn Gläubiger Mahnbescheide schicken, fragt sich so mancher Unternehmer: Was habe ich falsch gemacht? Was hätte ich vermeiden oder anders machen können? Nun beginnt die Suche nach den Ursachen für die Probleme. Das ist Kontrolle. Durch Kontrolle analysiert man Vergangenes. Das ist zweifellos wichtig, reicht aber nicht. Wichtiger ist Kontrolle im Voraus. Das ist Controlling.
Für eine erfolgreiche Unternehmensführung ist ein systematisches Controlling unerlässlich. Es liefert Ihnen unternehmensbezogene Daten, auf deren Grundlage Sie erst systematisch planen und entscheiden können.
Controlling beginnt in der Buchführung
Kernstück für das Controlling von Unternehmen ist eine professionell strukturierte Buchführung. Neben der Dokumentation der Geschäftsvorfälle dient diese auch als betriebswirtschaftliches Steuerungsinstrument. Je schneller geschäftliches Handeln im Rechnungswesen Niederschlag findet, desto höher ist der Wert der Informationen, die sich daraus für die Unternehmensführung ergeben.Controlling gibt Antworten auf beispielsweise folgende Fragen
- Wie sollen sich Ihre Personalkosten entwickeln?
- Mit welchen Produkten und Leistungen wollen Sie die Bedürfnisse Ihrer Kunden besser als Ihre Mitbewerber befriedigen?
- Wie produktiv arbeiten Ihre Mitarbeiter? Sind Ihre eingesetzten Maschinen optimal ausgelastet?
Controlling ist Planung
Zum Controlling gehört eine langfristige Unternehmensplanung (Strategisches Controlling). Sie beschreibt, wohin sich Ihr Unternehmen entwickeln soll. Was wollen Sie langfristig erreichen? Dazu kommt, entsprechend konkrete Maßnahmen zu planen (Operatives Controlling). Beispiele: Was genau ist erforderlich, damit die Personalkosten langsamer steigen als der Umsatz? Was muss man tun, damit Forderungsausfälle stärker reduziert werden können?Controlling ist Steuerung
Controlling ist zuständig für die "Marschroute" und feine kontinuierliche Verbesserung im Unternehmen. Die Instrumente des Controlling-Systems lassen sich vergleichen mit den Instrumenten im Cockpit eines Flugzeugs. Der Pilot gibt Ziel-Werte in das Navigationssystem ein, die er dann laufend mit den Ist-Werten abgleichen muss. Je nach Position muss er dann den Kurs korrigieren.
Controlling ist Kontrolle
Aufgabe des Controlling ist
festzustellen, ob die gesteckten Ziele erreicht worden sind oder nicht,
wo man Abweichungen von diesen Zielen erkennen kann und welches die
Gründe für diese Abweichungen sind.Zentrale Controllingaufgabe: die Finanzplanung
Eine besonders sensible und deshalb "pflegebedürftige" Größe des Unternehmens ist sein Finanzplan. Er soll insbesondere den unternehmerischen Erfolg (Rentabilität) berechnen und sicherstellen, dass das Unternehmen jederzeit seinen Zahlungsverpflichtungen nachkommen kann. Gerade das Liquiditäts-Controlling sollte nicht erst bei akuten Liquiditätskrisen oder auf Drängen der Hausbank eingeführt werden.Rating
Das Rating ist eine Art Gutachten über die Kreditwürdigkeit (Bonität) Ihrer Person und Ihres Unternehmens durch die Hausbank. Je besser die Kreditwürdigkeit, desto geringer ist das Risiko für die Bank, desto eher bekommen Sie einen Kredit, und desto niedriger können unter Umständen die Zinsen für diesen Kredit ausfallen. Dabei hängt Ihre Kreditwürdigkeit entscheidend davon ab, wie gut Sie Ihr Unternehmen "im Griff haben", wie gut also Ihr Controlling ist.Kostentransparenz - zentrale Controllingaufgabe
Wesentlicher Baustein jedes Controllings - als Teil des Rechnungswesens - ist die Kostenrechnung. Die Kostenrechnung bezieht ihre Informationen größtenteils aus der Buchhaltung eines Unternehmens. Ihre wichtigste Aufgabe: Sie erfasst alle Kosten, die notwendig sind, um ein Produkt herzustellen oder eine Leistung zu erbringen.Zu den Aufgaben des Kostenrechnung-Controllings gehört es, dem Unternehmen zu zeigen, ob die Umsatzerlöse die Kosten decken oder z. B. neue Produkte am Markt den gewünschten Erfolg erbracht haben.
Oberstes Ziel dabei: Kostentransparenz.
Wichtige Fragestellungen der Kostenrechnung:
- Welches sind die wesentlichen Kostentreiber im Unternehmen?
- Welche Mitarbeiter tragen zur Produktivitätssteigerung bei?
- Wie lassen sich Fix- und Gemeinkosten transparent darstellen?
- Wie lassen sich Fix- und Gemeinkosten reduzieren?
- Wie lassen sich neue EDV-Technologien zur Kosteneinsparung im Unternehmen einsetzen?
- Wie können Budgetvorgaben bestimmt werden?
- Wo liegen die Preisuntergrenzen (Zu welchem Preis kann ein Produkt oder eine Dienstleistung angeboten werden)
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